Comment signer électroniquement des documents PDF sans les imprimer et les numériser

Un document vous a été envoyé par e-mail et vous devez le signer et le renvoyer. Vous pouvez imprimer le document, le signer, puis le numériser et l'envoyer par courrier électronique. Mais il existe un moyen meilleur et plus rapide.

Nous vous montrerons comment ajouter rapidement votre signature à n'importe quel document PDF, en l'enregistrant en tant que fichier PDF standard pouvant être lu n'importe où. Vous pouvez le faire sur Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, quelle que soit la plate-forme que vous préférez.

Signatures électroniques, pas signatures numériques

  1. Windows : ouvrez le PDF dans Adobe Reader et cliquez sur le bouton «Remplir et signer» dans le volet droit.
  2. Mac : ouvrez le PDF dans Aperçu, cliquez sur le bouton Boîte à outils, puis sur Signer
  3. iPhone et iPad : ouvrez la pièce jointe PDF dans Mail, puis cliquez sur «Annoter et répondre» pour signer.
  4. iPhone et Android : téléchargez Adobe Fill & Sign, ouvrez le PDF et appuyez sur le bouton Signature.
  5. Chrome : installez l'extension HelloSign, téléchargez votre PDF et cliquez sur le bouton Signature.

Tout d'abord, clarifions la terminologie. Cet article traite des signatures électroniques , pas des signatures numériques , qui sont tout autre chose. Une signature numérique est sécurisée par cryptographie et vérifie que quelqu'un avec votre clé de signature privée (en d'autres termes, vous) a vu le document et l'a autorisé. C'est très sûr, mais aussi compliqué.

Une signature électronique, en revanche, est simplement une image de votre signature superposée sur un document PDF. Vous pouvez le faire avec toutes sortes d'applications, et c'est ce dont la plupart des gens auront besoin lorsqu'ils vous enverront un document à signer. Envoyez-leur un fichier PDF avec une signature numérique et ils ne sauront pas quoi en faire. Pour de nombreuses entreprises, accepter simplement des documents signés par e-mail plutôt que de vous forcer à les faxer est un énorme saut technologique.

Donc, bien sûr, les méthodes ci-dessous ne sont pas parfaitement sécurisées, mais pas non plus d'imprimer quelque chose, de gribouiller dessus avec un stylo, puis de le numériser à nouveau. Au moins c'est plus rapide!

Windows: utilisez Adobe Reader

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Bien qu'Adobe Reader ne soit pas le visualiseur PDF le plus léger, il est l'un des plus riches en fonctionnalités et offre en fait un excellent support pour la signature de documents PDF. D'autres lecteurs PDF tiers peuvent offrir cette fonctionnalité, mais ils exigent généralement que vous achetiez une version payante avant d'utiliser leurs fonctionnalités de signature.

Pour signer un document à l'aide d'Adobe Reader, ouvrez d'abord le document PDF dans l'application Adobe Acrobat Reader DC. Cliquez sur le bouton «Remplir et signer» dans le volet droit.

Cliquez sur le bouton «Signer» dans la barre d'outils et sélectionnez «Ajouter une signature» pour ajouter votre signature à Adobe Acrobat Reader DC.

Si vous devez ajouter d'autres informations au document, vous pouvez utiliser les autres boutons de la barre d'outils pour le faire. Par exemple, vous pouvez taper du texte ou ajouter des coches pour remplir des formulaires à l'aide des boutons de la barre d'outils Remplir et signer.

Vous pouvez créer une signature de trois manières. Par défaut, Adobe Reader sélectionne «Type» pour que vous puissiez saisir votre nom et le convertir en signature. Cela ne ressemblera pas à votre véritable signature, donc ce n'est probablement pas idéal.

Au lieu de cela, vous voudrez probablement sélectionner «Dessiner», puis dessiner votre signature à l'aide de votre souris ou d'un écran tactile. Vous pouvez également sélectionner «Image» si vous souhaitez signer une feuille de papier, la numériser avec un scanner, puis ajouter votre signature écrite à Adobe Reader. (Oui, cela nécessite une numérisation, mais vous ne devez le faire qu'une seule fois, après quoi vous pouvez utiliser cette signature sur tous les documents que vous signez électroniquement à l'avenir.)

Après avoir créé une signature, cliquez sur «Appliquer» pour l'appliquer au document. Laissez "Enregistrer la signature" cochée et vous pourrez ajouter rapidement cette signature à l'avenir.

Positionnez votre signature là où vous le souhaitez avec votre souris et cliquez pour l'appliquer. Si vous avez choisi d'enregistrer votre signature, vous la trouverez facilement accessible dans le menu «Signer» à l'avenir.

Pour enregistrer votre document PDF signé, cliquez sur Fichier> Enregistrer et sélectionnez un emplacement pour le fichier.

Mac: utiliser l'aperçu

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Les utilisateurs Mac ont plus de chance que les utilisateurs Windows. L'application de prévisualisation incluse avec macOS intègre des fonctionnalités de signature de documents. Grâce aux excellents trackpads intégrés aux MacBooks, vous pouvez réellement dessiner votre signature sur le trackpad avec l'un de vos doigts pour la saisir dans Aperçu. Sur un nouveau MacBook avec un trackpad «Force Touch», il est même sensible à la pression, permettant des signatures encore plus précises.

Vous pouvez également simplement signer un morceau de papier et le «numériser» avec votre webcam, si vous préférez créer votre signature à l'ancienne (ou si vous avez un iMac sans trackpad).

Pour signer un document, ouvrez un document PDF dans Aperçu (il doit s'agir de l'application par défaut qui s'ouvre lorsque vous double-cliquez sur un fichier PDF, sauf si vous l'avez modifié). Cliquez sur le bouton "Afficher la barre d'outils d'annotation" en forme de boîte à outils, puis cliquez sur le bouton "Signer" dans la barre d'outils qui apparaît.

Vous serez invité à créer une signature en faisant glisser votre doigt sur le trackpad, ou en signant un morceau de papier et en le scannant avec votre webcam. Capturez votre signature une fois et Preview s'en souviendra pour le futur.

Une fois que vous avez capturé une signature, vous pouvez la sélectionner dans le menu qui apparaît après avoir cliqué sur le bouton «Signer». Votre signature est appliquée comme une image qui peut être déplacée et redimensionnée pour s'adapter au document.

Les autres options de la barre d'outils vous permettent de taper du texte et de dessiner des formes sur le document, vous permettant de remplir des formulaires, si nécessaire.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fichier> Enregistrer pour enregistrer le PDF, en appliquant votre signature au fichier. Vous pouvez également cliquer sur Fichier> Dupliquer à la place pour créer une copie du PDF et enregistrer vos modifications dans une nouvelle copie du fichier sans modifier l'original.

Si vous n'aimez pas Preview pour une raison quelconque, vous pouvez également utiliser Adobe Reader DC sur un Mac. Cela fonctionnera comme la signature d'un document sous Windows, alors consultez les instructions de la section Windows pour plus d'informations à ce sujet.

iPhone et iPad: utilisez Mail ou Adobe Fill & Sign

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Sur un iPhone ou un iPad, vous pouvez signer des documents à l'aide de la fonction d'annotation de l'application iOS Mail. Si vous avez un Mac et que vous utilisez Aperçu pour signer des documents, votre signature se synchronisera en fait de votre Mac vers votre iPhone ou iPad afin que vous n'ayez pas à la créer une deuxième fois.

Cette fonctionnalité est pratique, mais elle ne fonctionne que si vous souhaitez signer des documents dans l'application Mail. Par exemple, un document PDF peut vous être envoyé par courrier électronique et vous devrez peut-être le signer et le renvoyer par courrier électronique.

Pour ce faire, vous devez recevoir un e-mail avec un fichier PDF en pièce jointe, appuyez sur la pièce jointe PDF, puis cliquez sur l'icône «Annoter et répondre» en forme de boîte à outils dans le coin inférieur droit de l'écran lors de la visualisation du PDF.

Vous pourrez ensuite ajouter une signature en appuyant sur le bouton de signature dans le coin inférieur droit de votre écran. Vous pouvez également taper du texte et dessiner sur le document, si vous le souhaitez.

Lorsque vous appuyez sur «Terminé», l'application Mail crée automatiquement une réponse à l'e-mail avec votre document signé en pièce jointe. Vous pouvez taper un e-mail, puis envoyer le document signé.

 

Bien que cela soit pratique, cela ne fonctionne que dans l'application Mail, donc il est très limité. Si vous souhaitez effectuer cette opération à partir d'une autre application, vous aurez besoin d'une application de signature tierce.

Il existe de nombreuses options ici, mais nous aimons l'application Adobe Fill & Sign d'Adobe, qui vous permet de signer gratuitement un nombre illimité de documents. Il peut même capturer des photos de documents papier avec votre appareil photo, ce qui vous permet de créer des copies numériques de formulaires papier. Vous pouvez signer un document en écrivant sur votre écran tactile avec un doigt ou un stylet, et ils vous permettent également de taper du texte dans des documents PDF pour les remplir.

Pour obtenir un document PDF d'une autre application dans Adobe Fill & Sign, recherchez le fichier PDF dans une autre application, appuyez sur le bouton «Partager» et choisissez l'application Adobe Fill & Sign. Vous pouvez ensuite appuyer sur le bouton de signature pour signer facilement le document. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton «Partager» dans Adobe Fill & Sign pour envoyer le document signé à une autre application.

 

Si vous êtes une entreprise à la recherche d'un outil plus complet, ou si vous n'aimez tout simplement pas Adobe Sign & Fill, nous aimons aussi particulièrement SignNow. Cela fonctionne très bien et vous permet de signer des documents avec votre doigt. Vous pouvez souscrire gratuitement jusqu'à cinq documents par mois, mais après cela, des frais d'abonnement mensuels sont nécessaires. C'est une bonne alternative, cependant.

Android: utilisez Adobe Fill & Sign

Android n'est pas livré avec une application intégrée qui peut faire cela. Au lieu de cela, vous devrez utiliser une application tierce. Tout comme sur iPhone et iPad, nous aimons Adobe Fill & Sign, qui vous permet de signer gratuitement un nombre illimité de documents par mois. Il peut également capturer des photos de documents papier avec votre appareil photo afin que vous puissiez les signer électroniquement.

Après avoir installé l'application, vous pouvez ouvrir des documents PDF dans l'application et appuyer sur le bouton de signature pour les signer. Vous pouvez ensuite partager le document signé avec une autre application en appuyant sur le bouton «Partager».

 

Tout comme sur iOS, nous recommandons également SignNow si vous voulez quelque chose d'un peu plus riche en fonctionnalités et êtes prêt à payer (car il ne propose que cinq signatures par mois gratuitement).

Chromebook: utilisez HelloSign

Sur un Chromebook, vous trouverez une variété de services de signature Web qui fonctionnent pour vous. Nous aimons HelloSign, qui offre une bonne interface Web ainsi qu'une application Chrome qui s'intègre à Google Drive. Il vous permet de signer gratuitement jusqu'à trois documents par mois.

L'interface Web de base de HelloSign vous permet de télécharger facilement des documents PDF et de les signer en dessinant votre signature ou en téléchargeant une image. Vous pouvez ensuite envoyer le document signé directement à quelqu'un ou télécharger le document et en faire ce que vous voulez.

Si vous n'aimez pas HelloSign, DocuSign fonctionne également bien sur un Chromebook, offrant une application qui s'intègre à Google Drive pour la signature et une extension de navigateur qui vous permet de signer des documents depuis Gmail. Mais DocuSign n'offre aucune signature gratuite. SignNow propose également une application Chrome pour Google Drive et une extension pour Gmail, mais l'application et l'extension ne sont pas aussi bien examinées.

Linux: c'est compliqué

C'est un peu plus difficile sous Linux, car la version officielle d'Adobe Reader pour Linux a été abandonnée. Même les anciennes versions obsolètes disponibles pour Linux n'ont pas cette fonctionnalité, pas plus que les lecteurs PDF intégrés populaires comme Evince et Okular.

Vous voudrez peut-être essayer un outil Web comme HelloSign, présenté dans la section Chromebook ci-dessus, pour une expérience plus simple.

Si vous souhaitez utiliser une application de bureau, Xournal est probablement l'outil le plus pratique pour signer des PDF sous Linux. Il peut annoter les PDF, en y ajoutant des images. Tout d'abord, vous devrez créer une image de votre signature: signer un morceau de papier, le scanner dans votre système Linux et le nettoyer. Vous pouvez également en prendre une photo avec la caméra de votre webcam ou de votre smartphone. Vous voudrez peut-être l'ajuster dans GIMP pour qu'il ait un arrière-plan transparent, ou assurez-vous simplement de signer un morceau de papier blanc et que l'arrière-plan est entièrement blanc.

Installez Xournal à partir de l'outil d'installation du logiciel de votre distribution Linux, ouvrez le PDF et cliquez sur l'option de menu Outils> Image. Cela vous permettra d'insérer l'image de votre signature, et vous pourrez la repositionner et la redimensionner si nécessaire pour qu'elle tienne dans le champ de signature.

Devoir numériser et créer un fichier image est un peu ennuyeux, mais vous pouvez utiliser cette méthode pour signer rapidement des documents à l'avenir après avoir obtenu une bonne image de votre signature.

Crédit d'image: Tim Pierce sur Flickr